ý kiến bạn đọc

MỞ ĐẦU

Đối với các trường đại học, thư viện là một yếu tố căn bản và quan trọng, là thước đo đánh giá vai trò, chức năng, nhiệm vụ, hiệu quả đào tạo của đại học và không thể tách rời trường đại học với thư viện [1]. Nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học cho các trường đại học, các thư viện đại học đã không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động của thư viện. Để đảm bảo sự phát triển bền vững, một trong những công việc mà thư viện đại học cần phải thực hiện đó là công tác đảm bảo chất lượng bên trong.

1. ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÊN TRONG VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÊN TRONG CHO THƯ VIỆN ĐẠI HỌC

1.1 Đảm bảo chất lượng bên trong

Trong giáo dục đại học, đảm bảo chất lượng bên trong (Internal quality assurance- IQA) bao gồm bộ máy, các nguồn lực và các nguồn thông tin nhằm thiết lập, duy trì, và phát triển chất lượng các hoạt động dạy, học, nghiên cứu khoa học và phục vục cộng đồng (AUN, 2007).

Đối với thư viện trường đại học, đảm bảo chất lượng bên trong là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng thực của một thư viện. Thư viện khẳng định chất lượng thông qua các sản phẩm thông tin, nguồn tài liệu, đổi mới và cải tiến mục tiêu, kế hoạch, quy trình và các tiêu chuẩn có liên quan đến nâng cao chất lượng,..

Trên cơ sở tham khảo các tiêu chí và nội dung hướng dẫn cho hoạt động đảm bảo chất lượng bên trong của Hiệp hội Đảm bảo chất lượng giáo dục đại học châu Âu (European Association for Quality Assurance in Higher Education – ENQA), có thể điều chỉnh và đề xuất một số tiêu chí cho hoạt động đảm bảo chất lượng bên trong của thư viện trường đại học như sau:

(1)    Chính sách và qui trình đảm bảo chất lượng: Thư viện cần có chính sách và các qui trình hoạt động nhằm không ngừng nâng cao chất lượng toàn diện; xây dựng và phát triển nếp văn hóa chất lượng trong toàn bộ các hoạt động của thư viện.

(2)     Xét duyệt và định kỳ rà soát nguồn tài liệu: Thư viện cần có cơ chế, qui trình để duyệt xét và định kỳ rà soát nguồn tài liệu của thư viện có phù hợp với chương trình đào tạo của nhà trường và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc.

(3)     Đánh giá sản phẩm và dịch vụ của thư viện: Sản phẩm và dịch vụ của thư viện phải được đánh giá dựa trên các chuẩn mực, qui định và qui trình được công khai và có tính nhất quán.

(4)     Đảm bảo chất lượng đối với đội ngũ cán bộ thư viện: Đội ngũ cán bộ thư viện được đảm bảo về chất lượng, được tham gia ý kiến vào công tác đánh giá chất lượng của thư viện.

(5)     Hệ thống thông tin: Thư viện có đầy đủ những thông tin cần thiết cho công tác quản lý cho tất cả các hoạt động trong thư viện.

(6)    Công khai thông tin: Thư viện thường xuyên cập nhật và công khai thông tin về tài liệu mới, sản phẩm thông tin, các chính sách dành cho người đọc,…

Đảm bảo chất lượng bên trong là một nội dung quan trọng bất kỳ thư viện đại học nào cũng cần phải quan tâm thực hiện. Việc thực hiện có hệ thống, nghiêm túc công tác này sẽ là cơ sở quan trọng cho sự phát triển bền vững cho các thư viện.

Một hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong là một hệ thống tổng thể, trong đó nguồn lực và thông tin dùng để thiết lập, duy trì và cải tiến chất lượng cũng như các tiêu chuẩn về vốn tài liệu, sản phẩm thông tin, các dịch vụ. Đó là hệ thống mà các bộ quản lý và cán bộ thư viện hài lòng rằng nó vận hành, duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện.

1.2. Công cụ thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong cho thư viện đại học

Đối với công tác đảm bảo chất lượng bên trong của mỗi thư viện thì việc xây dựng và triển khai có hiệu quả chiến lược phát triển chất lượng toàn diện là điều vô cùng quan trọng. Để thực hiện được điều này, thư viện đại học cần áp dụng  công cụ tư duy quản lý mang tính tổng thể. Chu trình phát triển giá trị được xem là một công cụ hữu hiệu, giúp ích rất tốt cho việc đánh giá thực trạng của thư viện để từ đó xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực, sản phẩm, dịch vụ,…của thư viện một trường đại học.

Đây là một chu trình nhằm cung cấp một cách nhìn hệ thống về mối liên hệ giữa “nhà sản xuất” (organisation), “sản phẩm” (product), và “khách hàng” (target group); đồng thời nhấn mạnh bốn yếu tố nguồn lực giúp cho mối liên hệ nói trên không ngừng được phát triển: nguồn nhân lực (human resource), nguồn lực tài chính (finance resource), nguồn lực cấu trúc (structural resource), và nguồn lực hợp tác (co-working resource). Chu trình này có thể được áp dụng cho thư viện nói riêng và tất cả các tổ chức có tạo ra ‘sản phẩm’ nhằm đáp ứng yêu cầu của ‘khách hàng’[2].

Các yếu tố nguồn lực của chu trình phát triển giá trị áp dụng cho thư viện có thể được mô tả cơ bản như sau:

Theo chu trình trên, trong quá trình thư viện tạo ra sản phẩm (production), sản phẩm đó cần phải được quảng bá đến bạn đọc (marketing). Sau khi bạn đọc sử dụng các sản phẩm, thư viện cần phải chủ động lấy thông tin phản hồi từ bạn đọc về chất lượng sản phẩm. Dựa trên thông tin này, thư viện điều chỉnh hoặc phát triển sản phẩm của mình (market orientation). Cứ như vậy, chất lượng của sản phẩm sẽ không ngừng được nâng cao và ngày càng đáp ứng yêu cầu của bạn đọc. Chu trình phát triển giá trị có thể được xem như là một trong số các công cụ thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong cho thư viện đại học.

2. ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÊN TRONG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

Thư viện trường Đại học Duy Tân (TVĐHDT) được thành lập năm 1995, năm 2009 TVĐHDT lần đầu tiên thực hiện tự đánh giá theo tiêu chí 9.1 (Quyết định số 65/2007/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng trường Đại học).  Từ năm 2009 đến nay, hằng năm TVĐHDT đều rà soát, tự đánh giá và viết báo cáo tự đánh công tác đảm bảo chất lượng của đơn vị.

- Năm 2013, TVĐHDT đã hoàn thiện Hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong. TVĐHDT đã văn bản hóa, thực hiện và duy trì một QMS (Quality Management System) và thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống đó theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Thư viện đã: Nhận biết các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng các quá trình này trong toàn bộ đơn vị; Xác định trình tự và mối liên quan các quá trình này; Xác định các tài liệu cần thiết để đảm bảo rằng việc thực hiện và giám sát các quá trình này; Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình này; Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này.

Hệ thống tài liệu của TVĐHDT được kiểm soát theo đặc thù riêng của đơn vị và theo yêu cầu kiểm soát về kiểm soát tài liệu. Các tài liệu của QMS của TVĐHDT được kiểm soát bao gồm:

(1) Các văn bản công bố về  Sứ mạng, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của TVĐHDT.

(2) Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là minh chứng cho hệ thống chất lượng nhằm biểu thị khả năng của TVĐHDT để cung cấp các dịch vụ có tính nhất quán, có chất lượng đáp ứng các yêu cầu của sinh viên, cán bộ nhân viên và giảng viên trong Trường.

(3) Các thủ tục quy trình bằng văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

(4) Các tài liệu cần có của Trường và đơn vị để đảm bảo việc hoạch định, thực hiện và có kiểm soát có hiệu lực các quá trình của đơn vị như: Các thủ tục quy trình kiểm soát của Trường và của đơn vị, các hướng dẫn công việc, các quy định và các mẫu hồ sơ.

(5) Các hồ sơ theo yêu cầu của Tiêu chuẩn 9001:2008.

- Công bố chính sách chất lượng của TVĐHDT nhằm cung cấp dịch vụ thông tin thư viện có chất lượng để đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu của sinh viên, cán bộ nhân viên và giảng viên trong Nhà trường. Các nội dung bao gồm: Nguồn học liệu; Hệ thống tra cứu tài liệu khoa học; Phương thức phục vụ bạn đọc đa dạng, thuận lợi; Đội ngũ cán bộ, thư viện chuyên nghiệp; Ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ hiện đại; Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động; Dịch vụ thông tin. TVĐHDT cam kết tuân theo các yêu cầu và liên tục nâng cao hiệu quả của QMS.

          - Xây dựng và nghiệm thu 39 quy trình liên quan đến các nội dung như phục vụ bạn đọc, xử lý nghiệp vụ, tổ chức dữ liệu, quản lý tài liệu,…Đối với các quy trình liên quan đến bạn đọc đều được công khai hóa để bạn đọc thuận lợi khi sử dụng thư viện đồng thời có thể giám sát được chất lượng các dịch vụ của TVĐHDT.

-Triển khai các hoạt động đảm bảo chất lượng như: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị, vốn tài liệu, …để phục vụ cho nhu cầu của bạn đọc.

-  Chú trọng vai trò của đội ngũ cán bộ thư viện trong việc thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong cho TVĐHDT. 100% cán bộ thư viện đều đạt được kết quả cao trong đợt khảo sát kiến thức về đảm bảo chất lượng, quy chế, … thường niên do Nhà trường tổ chức 1 lần/ năm. Cán bộ thư viện có ý tưởng đề xuất việc cải tiến chất lượng và được triển khai hiệu quả, có minh chứng rõ ràng sẽ được đề xuất cộng điểm thi đua trong từng năm học.

- Áp dụng công cụ Chu trình phát triển giá trị để thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong cho TVĐHDT.Với các sản phẩm mang tính đặc thù, khách hàng chính là sinh viên, cán bộ giảng viên trong trường, TVĐHDT chú trọng khâu khảo sát ý kiến đánh giá phản hồi và điều tra nhu cầu của bạn đọc về vốn tài liệu, các dịch vụ, công tác phục vụ,... . Ngoài ra hằng năm, Trường Đại học Duy Tân đều triển khai lấy ý kiến sinh viên về công tác phục vụ đào tạo chung của nhà trường, trong đó có nội dung về thư viện. Sau đó nhà trường tổng hợp toàn bộ ý kiến liên quan đến thư viện chuyển về cho TVĐHDT tham khảo và giải quyết. Trên cơ sở đó, TVĐHDT xem xét điều chỉnh và không ngừng cải tiến chất lượng các sản phẩm của đơn vị.

- Căn cứ vào các mục tiêu chất lượng, các kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và xem xét của lãnh đạo, Trưởng đơn vị thảo luận với cán bộ nhân viên của đơn vị, cán bộ phụ trách công tác đảm bảo chất lượng của Trường để lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc cải tiến liên tục hệ thống đảm bảo chất lượng. Xây dựng kế hoạch hành động của đơn vị nhằm không ngừng nâng cao chất lượng toàn diện cho các hoạt động.

KẾT LUẬN

Công tác đảm bảo chất lượng bên trong của thư viện đại học nói chung và TVĐHDT nói riêng đòi hỏi phải được thực hiện thường xuyên và liên tục. Việc triển khai đồng bộ các nội dung một cách có hệ thống và áp dụng công cụ thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong hợp lý đã góp phần cho TVĐHDT nâng cao chất lượng các hoạt động của đơn vị, thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của bạn đọc.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.   Lê Quỳnh Chi (2008). Thư viện đại học góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, Thư viện Quốc Gia Việt Nam// Tạp chí Thư viện Việt Nam, (14), tr 18.

2.   Lê Văn Hảo (2009). Chu trình phát triển giá trị: Một công cụ thực hiện đảm bảo chất lượng bên trong cho trường đại học// Tia sáng.

3.   Thư viện Trường Đại học Duy Tân, 2013. Sổ tay chất lượng cấp đơn vị, Thư viện Trường  Đại học Duy Tân.

ThS. Trần Thị Thúy Kiều

Thư viện Trường Đại học Duy Tân

(Bài viết đăng trên Kỷ yếu Hội nghị - Hội thảo Thư viện Đại học và Cao đẳng (2011-2015) của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch).